第二十七章 问复函

    第二十七章问复函

    问复函又称复函，适用于答复不相隶属机关、单位或团体的业务问题或上级机关的办公部门、业务职能部门答复相关机关的请示事项时使用。

    第一节特点

    问复函的特点与商洽函的特点基本一致，具有使用广泛性、行文多向性、用语谦敬性的特点（具体要求请参照商洽函的特点），此处需要特别强调的是问复时效性和针对性。

    1.时效性

    问复函的时效性特点最为突出，回复应该迅速、及时。像对待其他公文一样，及时处理函件，是保证工作、活动正常进行的前提。

    2.针对性

    问复函的针对性强，发文机关请求解决什么问题就回答什么问题，文中避免与复函不相关的其他事项。

    第二节行文对象

    问复函的行文对象具有针对性，是提出要求的函件的发文机关。因此，在行文中，要针对具体的行文对象，选择合适的语言，既礼貌又态度明确地给予答复。

    第三节格式

    问复函有比较通用和固定的格式，主要包括标题、正文和落款三个部分。

    1.标题

    同商洽函标题的写作规范相同，问复函的标题也是由发文机关+行文缘由+文种构成。当然，也可省去具体的发文机关。

    2.正文

    问复函正文的写作可参考商洽函，唯一明显的区别是问复函的事项一般单一，格式较商洽函更为固定。

    （1）开头。

    开头对复函的目的和根据进行说明。通常可写作“××××年××月××日贵单位来函收悉”或“××字××号函悉”，紧接着以“现将有关事项函复如下”等承接语引起下文。

    （2）主体。

    主体是问复函的核心部分。在问复函的主体要用简洁得体的语言将行文对象的回复、意见、缘由等说清楚，讲明白，确保行文对象接到函后能快速了解来函的意图，准确做出反应。这一过程对问复函有一个要求便是答复事项要有针对性。

    （3）结尾。

    结语可以说是整个函件的点睛之处了，此处要用礼貌性的语言做出答复，是给予支持、帮助，还是合作，或是提出希望和要求。

    （4）结束语。

    复函的结束语比较简单，用“此复”、“特此函复”等惯用语均可。

    3.落款

    落款，包括发文机关和成文日期。这里，发文机关也要写全称或规范化的简称，成文日期也要用汉字写清楚年、月、日，并加盖公章。

    第四节语体的特点

    问复函同样是一文一函，同样要求语言平实，态度明朗。问复函的语体特点同商洽函，但作为一种对来函的回复，也应特别注意以下两点内容：

    1.平实

    用语平实的第一个表现是内容表达要直陈，忌转弯抹角、半藏半掩，宜开门见山、直奔主题。平实的第二个表现便是表达的简洁易懂，宜通俗而忌晦涩。平实的目的是为了使发文机关能迅速了解复函的态度，最快做出应对。

    2.态度明朗

    问复函的目的就是针对发文机关的建议表达自己的观点，因此态度必须明朗，不可迂回，以免造成理解上的困难和错误。

    第五节遣词造句技巧

    问复函的语言重在简洁、明了。在遣词造句方面，要做到以下三点：

    第一，明确清楚。行文中可使用“经过研究，现函复如下”等具有标志性的语言使函件内容指向性明确，便于行文对象迅速把握重点。

    第二，运用肯定或者否定的词语。肯定或者否定的语言可以让发文机关迅速把握复函的态度。

    第三，礼貌用词。用词礼貌