第二十六章 商洽函（2）

    第三节格式

    商洽函具有一函一事的鲜明特点，因此篇幅短小，结构简单，旨在用最简洁精练的语言表达最全面的内容。商洽函主要包括标题、正文和落款三个部分。

    1.标题

    商洽函的标题一般由发文机关+商洽事由+文种构成。比如《中国科学院××研究所致××大学商洽建立全面协作关系的函》等。有的情况也可在标题处省去发文机关，只包括事由+文种，比如《关于商洽委托代培涉外秘书人员的函》等。

    2.正文

    商洽函的正文通常由开头、主体和结语三个部分构成。

    （1）开头。

    这部分主要是对写作缘由、背景和依据的介绍。通常，去函的开头是对上级机关有关指示精神的领会说明，并结合发文机关的实际情况和需要，表达或是疑惑或是困难等内容。

    复函开头有两种写作方法：第一，直接引用来文的标题及发文字号；第二，简述来函的主题。紧接开头，可以“现将有关问题复函如下”一类承启语引出主体内容、答复意见等。

    （2）主体。

    主体要详述需要商洽、询问、答复、请求批准、联系或答复审批及告知的事项，是商洽函主要内容的阐述。如果去函或复函的事项比较单一，主体可与写作缘由结合为一段，否则，需要分条阐述。

    （3）结语。

    商洽函结语的写作要根据具体的文种区分。比如，对于只是告知行文对象事项而不需要回复的函，结语常用“特此函告”“、特此函达”等。如果是要求行文对象回复的，则要写明“盼复”、“望函复”、“请即复函”等。而请批函则要以“请批准”、“请大力协助为盼”、“望能同意”等语句表明函的内容。

    3.落款

    落款包括发文机关和成文日期两部分内容。为了体现发文机关的严谨和慎重，机关名称要用全称或规范化的简称，成文日期要用汉字写清楚年、月、日，并加盖公章。

    第四节语体的特点

    商洽函是一文一函，并要做到行文平实，直奔主题，语言使用规范得体。

    1.平实、准确

    商洽函旨在快速明了表达中心意思，并得到行文对象迅速的回复。因此，切忌转弯抹角，避免空话、套话和空泛的议论，要简练准确地表达中心思想。

    2.规范得体

    发函要使用平和、礼貌、诚恳的语言，对主管机关要尊重、谦敬；对级别低的机关、单位或团体要平和；对平行机关、单位或团体和不相隶属的机关、单位或团体要友善。切忌使用生硬、命令性的语言，并要注意谦辞、敬辞的规范使用。

    第五节遣词造句技巧

    商洽函的语言重在简洁、明白。在遣词造句方面，要做到以下三点内容：

    1.明确清楚

    行文中可使用“就以下事项与贵单位进行商洽”之类的表述。标示性语言的运用可以使函件内容指向更明确，便于行文对象迅速把握事项。

    2.多用短句，少用修饰语

    短句的特点是简洁明了、明白易懂。在陈述事件的时候使用短句便于行文对象理解，并迅速做出反应。另外，要尽量剔除修饰语