会议预订取消的通知后，应立即找出原预订资料，并加盖取消印章。

    第二，取消资料与原始资料全部取出，另行存档备查。

    第三，对已取消的订房要在订房统计和电脑中作取消处理。

    第四，超过规定截止日期的预订取消，要按订房协议向对方收取取消预订手续费。

    实例3

    长住顾客推销程序和实施细则

    1.了解需求

    第一，顾客提出长期租用客房或写字间，应由营销人员负责接待，并通过洽谈了解顾客的用房需求。

    第二，根据顾客提出使用客房的档次、规格种类或写字间的使用面积等有关要求，陪同顾客参观房间并介绍设备、环境、服务等内容。

    第三，营销人员同时还应带领顾客参观酒店内的综合服务设施，较详细地展示酒店的住宿、办公环境与交通条件，并向顾客提供酒店(包括写字间)平面图、报价表等酒店服务资料。

    第四，当顾客连续租用客房3个月以上，或一次性租用写字间半年以上时，可作为长住顾客。

    第五，报价时，客房应按间/天房租报价，写字间应按每天每平方米报价。商谈房价时，客房按使用间天数和房租缴纳周期洽谈，写字间按每天每平方米的缴费周期洽谈，并计算出年、半年、季度、月租金合计数。

    第六，商定价格以一年内房价不变来落实，对一年以上的价格要根据市场客源规律进行预测，本着对酒店中长期经济效益有利的原则，对超过一年的房价有可能届时上升的，应以一年一洽谈房价为宜；届时有可能降低的则将两三年的房价一次性确定，力争客房和写字间价格在较长时间内不会下调。

    第七，顾客提出的各种用房要求，应尽量满足。对需要计费的长途电话、直拨电话、水电物业管理费等，在洽谈协商中均要让顾客明确。