第二章 营销部运作基础工作（12）

    档案是用以标明特定的约会日期，所以这个日期便写在信函档卷的正面，备忘卡片也依次列入档案。每个月的1日，将卡片分类列在该月份预订约会日期的后面。月底时，将使用过的卡片放到后面，再换新月份的卡片，如此下去，12个月周而复始。

    每天早上，营销秘书的第一件事是取出当天要用的备忘卡片，再抽出相关的信函档卷，把备忘卡放进档卷里，然后一并放到负责处理此事务的营销人员的办公桌上。营销人员依照备忘卡及有关记录进行工作，事后应签名并退回备忘卡，以备营销秘书进行事务处理。

    2.工作卡

    有些酒店备有一种通用工作卡，它可以摘要记述已经处理的个别会议事务，一目了然，使营销人员无需查阅档案。这种卡片的尺寸通常是3mm×8mm。

    卡片记事非常简明，营销人员只要看一下便可知道本年度某一特定时间可能有的业务、某一特定的营业额、某一特定地区的市场情形。

    这些卡片上一般应注明以下资料：团队机构的名称，主管人员的姓名、地址及电话号码，会议的规模及日期以及对于此次生意所作的推销过程。这些方面的说明要力求简洁。横在卡片顶端的是月份的标记，表明该团队举行会议的月份。在月份标记上可以附一个彩色的小型金属标签，只要一看就可在全套卡片中抽出某一月份的卡片。

    3.档案目录卡

    营销部还可备一套档案目录卡，依文档室的文档名称编目。营销人员只要一看卡片就可知道有没有某一机构团队的文档资料。

    4.邮寄名单

    用于个人推销、宴会推销以及会议推销的最新且正确的邮寄名单是非常必要的。酒店应当定期检查这些邮寄名单，使其具有时效性，因为过时的姓