名、地址对于任何函件都将无效果可言。

    5.房间用途登记簿

    营销部门在营运中，最好备有房间用途登记簿，因为，没有这种登记簿就无法进行有效的计划与预订。有些酒店拥有大量的多用途房间，例如商务会议房。如果没有一本房间用途登记簿，酒店对这种生意就不可能做到有效的管理。

    当然，酒店也可用活页纸每天进行登记。具体方法为：

    列在纸页左边的是各种可用于进餐、开会或其他任何用途的房间。依据这些房间的使用频率，每一房间栏下应有六行空白，用以登记同一天的用途，如早餐、上午集会、午餐、下午集会、晚餐以及夜间用途。活页纸上方横行项目为：机关或个人姓名、用途的种类、时间、出席人数、价格、预订人、设计人、负责人的地址及电话号码、备注。临时的登记可用铅笔，业务已确定的事项则用墨水笔。

    6.顾客记录

    不管酒店规模的大小，建立顾客记录系统应视为推广个人业务的最有价值的方法。顾客记录的建立与运用有几种方式或系统，但是即使最小规模的酒店营运也可按照某种简单的方法制备值得运用的顾客记录系统。

    (1)记录的内容

    顾客记录要记录有关顾客个人的详细资料，其中包括他们每次来酒店的投宿情况、住的房间、付的房租，以及他们对某一类型的膳宿的偏好、对娱乐与运动的爱好。

    (2)顾客记录系统的运作与应用

    1）登记卡。

    登记卡是柜台使用的一种顾客记录工具，其背面记载着顾客的来店时间、租用的房间、聚会人数及附注。附注栏中注明处理订**务的员工姓名，通常附带说明顾客的信用资料。由于这是顾客记录系统中最简单的一种，所以非常流行。