上司面子

    小虹是公司总经理秘书。这天下午两点多钟，她接到老客户安徽天朗公司李总来的电话。

    “你是小虹吗？我是安徽的李明，我想跟你们马总通通话。事情是这样的，我们委托你们公司进口的那套生产设备，现在压在上海港口，卸不下来。我给你们进出口部的人打过几次电话，他们似乎不太积极。我们这里的开工典礼都筹备好了，要是这个星期设备运不到，市领导看不到东西，白跑一趟，那就要我们的命了。我想与马总通个话，请他给进出口部的人打个招呼，让他们尽快把货发过来。”

    小虹知道，这事昨天进出口部金经理已经向马总作了汇报。上海前几天下暴雨，无法卸货，公司也没有办法，再急也没用，合同中有免责条款。

    “李总，您别急，”小虹说，“马总刚刚散会，我马上就去找他，您稍等，请别挂电话。”说完，小虹来到马总的办公室，向他说了李总的情况。

    马总犹豫了一阵，说他不接李总的电话了。

    小虹回到自己的座位，拿起电话对李总说：“李总，实在对不起，几个办公室都找了，没见着马总。等我见到他，我一定会把您的情况向他汇报。”

    “谢谢，请你一定帮忙。”那边李总把电话挂了。

    为了保证上司能集中精力处理要事，或者协助上司解决一些他们不方便出面的事，秘书必须学会给上司“过滤”一些来电来访。有时候，对一些既不能答复又不能回绝的电话或客人，很多部门都会推到秘书部门来，因此，“挡驾”就成为秘书的一项日常工作，而且是一项非常重要又需要技巧的工作。如何给上司“挡驾”，可以清楚地反映出一个秘书情商的高低。

    像上面例子中小虹遇到的这种情况，很多秘书在接到她们认为不是那么重要的电话时，一般会用“老总正在开会”这个借口来拒绝对方。这种拒绝方式虽然简单易行，但很容易伤害对方的感情。换位思考一下，如果你打电话找对方的老总，对方的秘书说自己的老总在开会，抽不开身，不能接你的电话，你会怎么想？你心里肯定会有些不痛快：第一，你们的会有那么重要吗？我这边都火烧眉毛了，你们还能无动于衷吗？“用户第一，客户至上”的口号到哪里去了？第二，你们的会再重要，中断几分钟，接个电话，天就会塌下来吗？人要面子树要皮，如果这样说，双方的关系就很可能弄僵，而说“刚刚散会”，这既是给客人面子，也是给上司面子。

    对于那些突如其来的电话，经验再丰富的秘书也可能拿不准上司到底是不是愿意接。因此，秘书说上司“刚刚散会”，实际上是给自己留了一个可以回旋的余地：秘书把对方的情况向上司汇报，如果上司愿意接电话，秘书就可以跟对方说，自己刚找到上司，然后把电话转给上司；如果上司不愿意接，秘书就说还没找到上司。这种“挡驾”的理由不仅合理，而且顾及了对方的感受，体现了对对方的尊重，从而能够取得对方的谅解。

    秘书在工作中，不妨试试“老总刚刚散会”这种回复方式，可能会有不一样的效果。