声明：员工签名仅表示上司已经就出现的问题与他或她进行过交谈，并不表示员工同意谈话所涉及内容。
员工签名日期
基层主管签名日期
人事主管签名日期
部门主管签名日期
副总裁签名日期
如果内容过多，可以使用本表的背面。表6中的内容摘录于一家公司的员工手册。很明显，这家公司十分关心劳资双方之间的交流，这方面的工作也做得十分出色。通过在随后的程序性阶段，清楚地说明了公司的管理逻辑和管理原则体系，这家公司也向员工说明了一些比简单列出一个违纪行为的清单更丰富的事项。
表7案例中的这家公司想保证对发生问题的员工尽快进行处理，因为任何一个独立的场所/部门，都只有很少员工工作。这里的分析是以书面警告的内容为基础展开的。而警告是为了清楚地告诫员工必须在什么地方加以改进。
在这种各个部门分散工作的场合，由于不能立刻得到人事部门的帮助，因此这种清单对经理是非常具有价值的。
表6员工手册节录
员工纪律
Ⅰ政策。基层主管的职责是运用纪律处分程序来纠正员工的行为，并以此帮助员工提高自己的工作表现，以达到令人满意的水平。
Ａ要仔细观察和思考员工的违纪行为是不是由于以下的几种或者一种原因造成的。要极力避免在采取措施前草草做出判断。
１管理不力
２人员安排不当
３教育培训不足
４不得已的个人问题
Ｂ大多数违纪行为都不必付诸惩罚性的方式便能成功解决。员工心理咨询、补充培训或者临时性的工作岗位调动都可以解决问题。
Ｃ满足下列条件才能采取纠正措施。
１选取的方式一定要与个人情况相符。
２采取的措施必须及时、合理，并且能够为员工所理解。
３给员工的书面通知必须明确和具体，要说明采取行动的原因以及确定员工改正的时间期限。
４基层主管在采取行动的过程中，一定要坚决、公平和保持连贯性。
Ⅱ纪律处分的种类。谈话、心理咨询失败之后，基层主管可以采取以下三个步骤来维护公司的纪律：
Ａ首先，基于上下级之间的正常关系而提出的口头警告。这种方式适合于那些轻微的，但是采取谈话、咨询的方法仍然不能奏效的违纪行为，所以必须向员工指明问题，使他／她理解纠正自身行为的必要性。管理者与员工必须进行一次坦诚布公的、彻底的对话。注意在有其他人在场的情况下，不要采取任何纠正措施。必须在员工的年度报告中记录一份书面声明，表明已经对员工提出过口头警告。
Ｂ其次，书面批评或留职察看通知。这种方法适用于严重的违纪行为或者是反复出现的违纪