正如别的书信交流一样，我们把传真和Email搞得越有吸引力，它们被读到的可能性就越大。对于多数Email和传真，这意味着：

    每段大约6行。

    段落之间空1行。

    使用数字序号。

    使用小标题把更长的信息分开。

    关键部分要标示出来。

    留出一些空白。

    这些简单的技巧会使你的信息看起来更具可读性。

    有吸引力

    清晰简洁的语句有助于确保Email和传真被对方阅读。另一个使它们有吸引力的办法是：

    确定对收信人有好处——你的信息可以满足他的需要。

    使用第二人称——用“你”这个称谓。

    哪怕你同时写给几个人，也要用第二人称，可以使你的信息看起来不至于像一篇演说。

    迅速

    除非公共性的Email，大多数人总是希望在48小时内得到回应。如果我们没有时间完全回复，至少我们可以简单地告诉对方我们已经收到了信息，并且正在处理，然后说我们将会详细回复。

    如果你在度假，可以考虑把你的邮箱设置为自动回复，这样如果你收到的邮件短期内不能回复，而对方又在期待你的回复时，可以避免误解。

    整理清楚

    传真件可能因堆积得乱七八糟而造成丢失，Email的往来也可能会把硬盘弄乱，使信息难以接受。这里介绍一些整理传真和Email的小技巧：传真Email

    把不想要的传真扔掉删除不想要的信息（并定期清空垃圾箱）

    把准备日后查阅或记录的传真  把你想以后查阅的信息归为一类

    归为一类把那些你准备以后处理或回复的

    按需要尽早回复悬而未决的传真  邮件打印出来或放在电脑文件夹里

    立即回复其余的传真 立即回复其余的邮件