使用主动语态

    为了使文章更有说服力，要使用主动语态的动词，而不要用被动语态，这就如同演员与剧本的关系一样。主动语态的句子总是将“演员”推向前台。

    被动语态主动语态

    那是在会议上被决定的会议决定……

    调查由我们来执行  我们调查……

    被询问我们问…

    我们的战略被制定  我们制定战略

    那是诚挚的抱歉我抱歉

    你的思想被欣赏我们欣赏你的思想

    它被约定……  我们约定……

    洗练你的文章以适合读者的口味

    使你的文章显得有魅力

    你曾经看到过由词汇堆砌起来的报告、信件、备忘录或杂志文章吗？如果有的话，你可能还能回忆起当时的感受，大多数人对于这类几乎没有词汇间隔，没有剩余空间的长篇阔论的反应是:“去它的吧，我干吗要看这篇文章?”尽量使你的文章中段落短小，在段落与段落之间留有充分的空间，在纸的上下左右留有充分的空白。通过选择短词、短句和较短的段落，你能够避免读者的消极反应，你也能设计出某种写作方式以吸引读者的眼睛。

    从你的材料组织着手，使你的文章对读者来说更有魅力。

    使用标题和副标题

    在白色的空间标以题目，以警示读者文章从这里开始，并且帮助他们发现他们要寻找的内容。

    使用执行概要

    这些是非常有用的