第五章沟通之礼：跨越时空的魅仪（2）

    如果电话铃响时你恰好有访客，不论在家或办公室，都别把客户甩在一旁跑去接电话。如果没有答录机，请告诉来电者你现在没空，访客离去后你就会回电。请写下来电者的姓名和电话号码，免得忘记回电。

    2　纸质沟通礼仪

    文字是人际沟通的基本手段之一。掌握各种文书的规范格式和写信要求，明确写作的语言表达和词语运用，能够很好的交流感情、传递信息、沟通联络、联系事物。

    现代世界里，人与人之间沟通、联络的方式有许多不同的选择，电话、传真机、E－mail都是十分方便而且有效率的，但是最具传统的古老联络方式却一直没有失传，而且在某些方面来说，书信的功能是无可取代的。书信有其特殊的礼仪。在电子邮件泛滥的今天，一封得体的亲笔书信，会被收信人视为珍贵的礼物。

    任何人接到一封高雅大方的来信时，一定会迫不及待地打开它，如果信纸也和信封同一色调，并且一样高雅大方，岂不是一件赏心悦目的事吗？如果信的字里行间表达出寄信者的诚恳告白与真心祝福，更会是一件温馨的珍贵礼物，让人心情自然为之温暖好几天，甚至在很久以后的某一天，当你偶尔重新展信阅读时，会更加有感觉、有意思呢！

    别拿忙来为自己找借口，不妨拿出一小段时间，静下心来，倾听一下自己的心声，感受一下久违的真诚，回归自己的纯真。

    既然真的打算要写信了，那就要注意一下写信的注意事项啦，写出一封得体的书信，让对方感受到你的真诚与亲切。

    选择高雅大方的信封、信纸，并能与自己名片的色调相搭配则更佳。一般来说纸质、印刷、式样都必须加以考虑，至于颜色方面则多以浅灰、米黄等浅色调为主。有些比较讲究的人或公司喜欢烫上名字的缩写，有些则喜欢滚上花边，视各人的喜好而定，毕竟，信函可以代表一个人的特色。

    信封的书写也有礼仪。信封一般应用钢笔、毛笔或圆珠笔书写。信封的格式以国际规定为宜。

    信纸的纸质与颜色必须与信封一致，也讲究美观大方。绝不能用一张灰色的信封里面夹了一张米黄色的信纸吧？其实正如服装一般，书信的配件也以与整套搭配较合宜大方，感觉上也较有品位。

    我们经常会犯一个错误，就是在信件投邮前会把封口用胶水完全封死，这是不对的，因为如此一来拆信刀将无法发挥拆信的功能了。所以必须在信封的一端或是两端留下足够的空间以利拆信，否则收信者还得再去找一把剪刀才可以如愿。

    收件人与寄件人的姓名、地址、公司全名、部门等都必须书写清楚，一方面让转交者可顺利交给收信者，而其在收到信时立刻就会知道是谁