票。投票前,大会主持人要讲清楚投票注意事项。
3.选举统计
打开票箱后,先核对投票张数与发票张数是否一致。多于发票数的,则为选举无效,应重新投票。每一张票有效、无效,按大会规定统计。
(五)服务和保卫
1.音响装置要反复调试,音量、音质调到最佳位置。
2.做好茶水供应。
3.主席台座位要放置小毛巾、铅笔、纸张。
4.会议内外要安排好安全保卫工作。
◎会议外的工作礼仪
在会期较长的情况下,如几天、十几天,除以上会场上的工作外,会议组织者(主要是秘书处)在会场外还有某些工作要做。如;
(一)统计人数
大会开始后,即应精确地统计人员:原计划人数、通知人数、报名人数、参加每次会议人数、每次会议缺席人数、投票人数等。
还应统计缺席人员的姓名、原因等。
(二)编发简报
会议期间,为了互通情况,还要编发简报。
编写简报主要依据会议记录来拟写,简报应意简言明、印发迅速、及时发给各位代表。
大会秘书部门还要在会议文件工作上做大量工作,整理发言稿,起草纪要、决议等,还要对文件做印刷、分发、回收、立卷、存档、保管、备卷等一系列工作,使会议的进程、面貌、成果得到记载和保存。
(三)组织活动
大型会议在会外,还应安排一些相应的活动。如座谈会、茶话会、酒会、宴会、接见、留影、祝词、参观、晚会、舞会等,这些活动秘书部门应事先作好日程、人力、物力的安排,做到有条不紊。在安排活动时应注意领导同志的负担能力,过于繁重、密集,会影响主要工作和身体健康。事先安排准备应尽可能详尽、准确、周到、简练,保证大会的正常进行。
◎与会人员的礼仪
会议是多种人员相互交织,为一个目的共同进行的一种复杂的、有组织的人际交往活动,一个会议要取得好的效果,除了会议组织严密、服务周到外,所有与会议有关的人员都应当讲究礼仪。
(一)会议组织者的礼仪
1.目的明确。会议的组织者自己对会议要达到什么目的要清楚明白,这是精简、高效地开好会议的关键。在向工作人员安排工作任务和向参加会议的代表发出通知时,都应当讲清楚,使大家心里有数,有备而来,这样才能保证会议的基本质量。
2.日程清楚。会议什么时间开,什么时间结束,哪一天干什么,要让大家知道,使大家有所准备,事先作好安排。
3.地点具体。大会、小会、汇报、座谈在哪个场地,应当明确具体地通知到与会人,会场门口应有明显标志。必要时可事先印发或张贴会场位置示意图。
4.主持人、工作人员、服务人员分工明确,提前到位,应把场地事先布置停当,迎接代表到来。
5.注意迎送。对代表和嘉宾要认真组织迎送。注意规格和形式。在会议进行中,对代表进出会场也应安排迎送。开小型会议,主持人要亲自迎送。