时间管理

    “我浪费了时间，现在该轮到时间浪费我了。”

    （理查德二世）如果董事会主席现在告诉你，有一项特殊的工作需要你来完成，这可以使你直接受他的领导，可以有机会处理战略问题，扩展你的经验，并且还有良好的提升前景，你愿不愿意接受这份工作？答案当然是愿意。但是，如果他让你每周花一天时间来干这项工作，其余四天还要干你目前的工作，你还愿意不愿意接受这项工作？答案当然还是愿意。你会承认，如果将自己的时间组织得更好的话，你只需用目前所花费的时间的４／５就可以完成现在的工作。

    为了省出这１／５或更多的时间，你就需要系统考虑如何使用时间。然后你可以采取步聚来更好地组织你自己的时间，并让其他人来帮助你，至少不要阻挠你。

    ■ 分析

    首先要做的事情就是寻找什么地方还有改善时间分配的余地。

    你的工作

    从你的工作开始——即你必须完成的任务和达到的目标。尽量在任务和目标之间建立起一个优先顺序。

    如果你在许多有潜在冲突的领域里负有责任，列出优先顺序就会更困难。一个典型的例子就是，一位行政主管承担着一些职责，其中包括财产管理、办公服务和员工协调等。他做事的优先顺序永远存在着冲突，通常到了晚上，他会哀叹：“我浪费了时间，几乎什么也没完成。”

    他用了一整天来把事情思考了一遍，认识到他在进入细节工作前必须有一个更广阔的视野。对他来说，提出相对重要的目标将更有利于确立任务的优先顺序。他很快认识到，作为一名行政主管，他的首要目标就是建立和维护一个运行平稳的体系。完成这项工作以后，他就能够利用预防性维护来减少问题的发生。当危机出现时——这在他的领域中是不可避免的——他就可以集中解决一个问题，而不用再担心其他地方出现问题。

    因此，他的第二个目标就是给自己充足的时间来集中处理主要问题，以便能够对其作出快速反应。于是，他将可能发生的问题进行分类，决定哪些是可以放心地委派别人去做，哪些应该由自己亲自处理。这样，当问题出现时，他就有所准备，自己只处理那些严重的问题，因为剩下的可以让行政系统去处理，不必去干涉。

    如何花费时间

    在对主要的优先顺序时行分类后，你应该更细致地分析你是如何花费时间的。这样你就会发现那些耗费时间的事情，并显示出哪里存在问题以及可能的解决方法。

    分析时间的最好办法是记日记。要连续记一个星期，或者两到三个星期更好，因为一个星期可能不具有代表性。将一天划分成每１５分钟一段，记录下每段时间都干了些什么。对每一段时间都总结出其有效性，如果花费得有价值，就记为Ｖ，值得怀疑时就记为Ｄ，如果时间花费得毫无用处，就记为Ｕ，如果你想做出更细致的判断，就在ＶＤＵ三级上再加上加号或减号。例如：

    时间任务等级

    ９∶００—９∶１５处理来信Ｖ

    ９∶１５—９∶３０处理来信Ｖ

    ９∶３０—９∶４５讨论行政问题Ｄ

    ９∶４５—１０∶００讨论行政问题Ｄ

    １０∶００—１０∶１５委派任务Ｕ

    １０∶１５—１０∶３０委派任务Ｕ

    １０∶３０—１０∶４５委派任务Ｕ

    １０∶４５—１１∶００委派任务Ｕ在一周结束时按照下面的标题分析你的时间花费。·阅读

    ·写作

    ·口述

    ·打电话

    ·与人打交道（个人或团体）

    ·参加会议

    ·旅行

    ·其他（说明一下）还要分析每个标题下每个活动的ＶＤＵ等级。

    这种分析将提供你所需要的信息，来确定出你管理时间方法上的任何缺点。可以使用本章最后部分的一览表来找出问题和可能的解决方法。

    ■ 组织好自己的时间

    这样的分析通常会暴露出你工作中的缺点，并建立起重要性的优先顺序。你必须合理搭配要完成的任务和拥有的时间，并按照重要性的次序来完成。

    一些人发现预先计划某工作是相当困难的。如果他们完成工作的最后期限几乎不足以使其按期完成工作时，他们工作得最好。他们说，在压力下工作使人的精力高度集中。记者的工作就是这样的例子。

    但是一般人都在相互冲突的压下工作，

    他们不能依靠危机活动来摆脱工作僵局。对于我们大多数人来说，更好的方法是努力减少在超常压力下工作的需要。

    至少你应该利用日记来进行长期规划，能够组织你每周的活动并比较详细地计划每天的工作。

    使用日记

    尝试一下在一周内至少抽出一天不要安排会议，也不要在日常生活中的每一天都安排约会。换句话说，留出一整块空闲时间来进行计划：

    思考、阅读、写作和处理意料之外的事情。

    每周时间计划表

    在每周开始时坐下写日记并计划将如何安排时间。评估每个项目或任务并分出优先等级。留出整块的时间处理信件和拜访别人。如果有可能的话，尽量留出一天自由时间，或者至少半天。

    如果把所有东西记在纸上对你有帮助的话，你就画一张简单的每周时间计划表格，并记录你每天上下午和晚上（如果工作的话）准备做的事情。

    每天时间计划表

    在每天开始时，翻开日记检查一下你今天的计划和任务。参考前一天的时间计划表来找出什么事情是重要的。检查尚未处理的公文和来涵，理清哪些是以前留下的，哪些是刚刚收到的。

    然后写下要做的事情：１.会议或面试

    ２.电话

    ３.按照优先等级排列的任务Ａ——必须今天做的事情

    Ｂ——理想情况下应该今天做，但可能会留到明天

    Ｃ——可以以后处理的事情概括地计划出你今天什么时候完成Ａ、Ｂ优先等级的任务，当任务完成时，就将它们勾出。将计划保存以供第二天参考。

    你不需要为了这个目的作一个精致的表格，许多成功的时间管理